ATOMica編集部 レンタルオフィスは、半年以上の契約期間があることが基本ですので、コワーキングスペースを選ぶ時よりも慎重に選んでいく必要があります。
今回はレンタルオフィスの選び方について解説していきます。
レンタルオフィスとは？
レンタルオフィスとは、コワーキングスペースやシェアオフィスの中にある1室をオフィスとしてレンタルできるサービスです。
インターネット回線やオフィス家具、コピー機などあらかじめ設備が整っており、入居すればすぐに仕事をスタートできるメリットがあります。（設備の利用可否はオプションになっていることもある。）
内装費用や敷金がかからないことが多く、初期費用を押さえてオフィス利用をしたいという事業者に人気があります。
賃貸オフィスとの違い
レンタルオフィスは複数の利用者が存在するスペースの中の1室であるのに対して、賃貸オフィスはスペース丸々利用するものを指します。
どちらにもメリット・デメリットがありますが、大きな違いとして現れるのが初期費用です。
レンタルオフィスの場合は内装工事やインターネット回線の契約、オフィス家具などが不要なことがほとんどのため、その分の初期費用が抑制できます。
賃貸オフィスの場合は、内装やインターネット回線、オフィス家具の準備を自社で行う必要があるケースがほとんどのため、その分の初期費用がかかる点があります。
また契約期間も賃貸オフィスの方が長くなりやすいという傾向があります。
レンタルオフィスを選ぶ際のチェックリスト
初期費用が抑えられるといっても、ビジネスで利用することになるため入居してから設備の抜け漏れやアクセスの不便があることは望ましくありません。
ここからはレンタルオフィスを選ぶ際の基本的なチェック項目を順番に解説していきます。
基本料金・契約期間
まずは費用面を確認しましょう。
法人・個人によらず、オフィスにかけられる費用は予算として考えておくのが基本です。
事業に影響を与えない範囲内で、適切な料金プランの施設を比較検討していきましょう。
レンタルオフィスによって契約期間も異なります。
年間契約が多く見られますので、長い期間入居することになる想定で考えていくと良いです。
利用人数
レンタルオフィスを利用する人数によって、部屋の広さ・必要なオフィス家具の数が決まりますので、合わせて確認しましょう。
部屋の広さによって料金が変わることが多いため、現在の従業員と、従業員が増える可能性についても合わせて確認して見ていくと良いでしょう。
間取り
利用人数にもよりますが、部屋の間取りはオフィス内の快適さに関わる部分ですので要チェックです。
通路となる部分が狭く導線がイマイチだったり、従業員が窮屈さを感じるような間取りの場合は要注意です。
小さく感じるストレスでも、長く入居しているとやたら目に付くようになることもあります。
また、窓がない部屋などは圧迫感や体調不良に繋がることもありますのでチェックすることをオススメいたします。
営業時間・利用可能時間
勤務したい日時に施設が利用可能かも重要です。
仕事をしたい日に施設自体が営業していない場合は、別で仕事場を探さなければならない、などという事態にもなってしまいます。
こちらも基本的な項目として必ず確認しておきましょう。
個室ブースの有無
レンタルオフィスの中で複数名で仕事をする際に、同じ空間でWEBミーティングなどをしてしまうと周囲の音が気になったり、会話内容が漏れてしまうといった懸念が発生します。
そんな時に気兼ねなくミーティングができる個室ブースが施設にあるかどうか、利用する場合の料金と手順についてよく確認しておきましょう。
会議室の有無
個室ブースと同様の理由で、商談や打ち合わせのための会議室利用ができるかどうか、出来る場合は料金と手順は確認しておきましょう。
施設によっては会議室が少なく、予約しづらいなどという状況になっていることもありますので、実際の利用状況なども確認しておきましょう。
法人登記の可否
企業のオフィスとして利用する場合、法人登記できるかどうかもポイントになります。
施設によってそもそも不可の場所があることもあります。
また法人登記プランは別途オプション料金がかかるということもありますので、最初に問い合わせるタイミングで施設側に法人登記したいという旨を伝えるといいでしょう。
郵便物受取の可否
会社宛の郵便物などはレンタルオフィスで受け取れるのが理想ですが、レンタルオフィスによっては「受取りのみ可能で転送は別料金」「オフィスでの受け取り不可」「月内の受取り数に制限がある」など、サービス内容がそれぞれ異なる可能性があります。
郵便物のやりとりが発生する可能性は高いので、漏れなくチェックしておいてください。
セキュリティ対策
施設自体のセキュリティ対策も重要です。
オートロックや警備・管理の体制、ネット回線のセキュリティなども確認すべきといえるでしょう。
アクセスの良さ
駅からのアクセスや、従業員の居住地からのアクセスも考慮すべき点です。
基本的に駅チカの方がアクセスも良く、企業としての信用も高まる傾向にありますが、その分費用が高くなることがあります。
逆に料金が安くても、アクセスが悪いと通いづらくなり、従業員のロイヤリティに影響するなどの可能性も考えられます。
複数の観点から最適な立地かどうかを考えていくといいでしょう。
他の入居企業
レンタルオフィスに入居している他社についてもチェックしておくといいでしょう。
他の入居企業と交流が生まれる可能性があったり、クライアントや取引先が来社する際に違和感がないかどうかなどを考慮する必要があります。
管理会社の対応
施設の管理をしっかり行ってくれる管理会社であれば、安心して長く入居できます。
入居までのやり取りや、事務手続きなどの対応をチェックするほか、緊急時の対応や定期的なメンテナンス・清掃などはどのように行っているかなど、細かい点まで見ておくといいでしょう。